«В любых командах проекты всегда начинались с чата в «Телеграме»: где пригодится таск-менеджер UTasks

Денис Герасименко: «Большинство руководителей постоянно в разъездах, и их главный инструмент для управления командой — смартфон»

Таск-менеджер, который можно встроить прямо в рабочий чат в «Телеграме»

— Денис Леонидович, расскажите, что вообще такое таск-менеджеры и зачем они нужны?

— Таск-менеджер — это цифровой помощник для управления проектами. Даже если вам нужно просто покрасить забор, то это целый набор задач: очистить его, помыть, рассчитать количество краски и купить ее, найти спецодежду и так далее. А что, если у вас десятки таких заборов? Или сотни? Причем они в нескольких городах, а занимаются покраской десятки сотрудников. Тогда вам нужно где-то управлять их работой, чтобы все процессы были под контролем, а задача была выполнена эффективно и в срок.

Многие крупные компании с сотнями сотрудников для планирования и управления проектами используют большие десктопные (предназначенные для компьютера — прим. ред.) менеджеры задач. Например, для разработчиков один из таких популярных инструментов — это таск-менеджер Jira. В нем много функций для того, чтобы выстроить собственный метод управления командой.

Но дело в том, что не всем нужны настолько громоздкие и сложные программы. Тем более большинство руководителей постоянно в разъездах, и их главный инструмент для управления командой — смартфон. Да, есть компактные менеджеры задач вроде Todoist, Things или TickTick, но в них нет возможности обсуждать задачи. Поэтому мы решили сделать свой простой и интуитивно понятный таск-менеджер UTasks и, самое главное, объединить его с популярным мессенджером «Телеграм».

— Почему на основе «Телеграма»?

— «Телеграм» — это прежде всего удобный инструмент для бизнеса. Именно поэтому многие компании ведут там свои рабочие чаты. Мессенджер активно поддерживает эту аудиторию, недавно, например, представил новые функции для бизнес-аккаунтов.

В любых командах, где я работал, даже при наличии полноценного таск-менеджера все проекты всегда начинались с обсуждения в чатике в «Телеграме». И уже потом коллеги кидали туда ссылку на проект с задачами в таск-менеджере. Все потому, что «Телеграм» — один из самых продуманных мессенджеров в мире с простым интерфейсом. Для полноценной работы бизнеса здесь не хватало только одного — функционала планирования. Мы даем эту возможность.

— В «Телеграме» уже есть много ботов для планирования. Чем UTasks лучше?

— По сути, это тот же бот, но с отдельным веб-приложением, которое открывается не где-то в браузере, а прямо в мессенджере. Старые кнопочные боты абсолютно точно не подходят для менеджмента в «Телеграме». Их функционала мало для полноценной работы с командами, а разобраться в них с ходу бывает непросто. Есть и другие таск-менеджеры в виде веб-приложений в «Телеграме», но чаще всего это лишь «напоминалка» без возможности настроить командную работу. Принципиальное отличие UTasks — возможность встроить его прямо в рабочий чат в «Телеграме».

При этом мы специально сделали приложение таким, чтобы оно не ощущалось инородным в интерфейсе «Телеграма». Продукт выглядит абсолютно нативно. Настолько, что нас даже путают с разработчиками самого «Телеграма»! Например, недавно нашу поддержку просили разобраться с проблемами в криптокошельке мессенджера Wallet.

UTasks — бот с отдельным веб-приложением, которое открывается прямо в мессенджере

Как работает таск-менеджер в «Телеграме»?

— Для кого создан ваш таск-менеджер?

— А для кого придуман «Телеграм»? Для всех. Вот и наш продукт подойдет абсолютно всем. Сейчас им пользуются специалисты из совершенно разных областей: от айтишников до строителей. Жены с помощью нашего таск-менеджера просят мужей купить хлеб в магазине.

Он прекрасно впишется в рабочий процесс небольших компаний с численностью сотрудников до 30–40 человек. Но и небольшим рабочим группам из крупных корпораций UTasks тоже подойдет.

— Как он работает?

— Нужно просто запустить бота UTasks в «Телеграме» и нажать кнопку «Открыть приложение». Дальше все интуитивно понятно. Внутри отображается список ваших проектов с задачами на сегодня, завтра, неделю. Чтобы встроить бота в рабочий чат, нужно нажать кнопку «Добавить в чат». У вас появится новый проект, где вы сможете ставить задачи коллегам, а они — вам прямо внутри чата. В приложении можно создавать и личные проекты, где удобно вести список покупок, напоминать о визите к врачу и других делах.

Одна из важнейших фич UTasks — пользователи видят только свои задачи. Это очень полезная штука для работы в больших проектах. Сотруднику не приходится искать свое задание в десятках других. В чате вы видите только те задачи, которые вы создали или исполняете. Плюс с помощью менеджера можно добавлять дедлайны. В нужный момент пользователю приходит уведомление.

Также в планах сделать возможность добавлять к каждой задаче статус выполнения и обозначать приоритетные задачи.

Бот-планировщик можно внедрить прямо в рабочий чат

— Какие еще функции добавите в ближайшее время?

— Совсем скоро внедрим функцию создания подпроектов. В одном чате коллеги смогут работать сразу над несколькими проектами, а не создавать для каждого нового отдельный чат. Также дадим пользователям возможность прикреплять к задачам файлы.

Есть и еще одна интересная идея для фрилансеров — сделать функционал, который позволит оценивать задачу в деньгах. Автор задачи будет выставлять в специальном поле оговоренную стоимость задачи, а после ее выполнения фрилансер получит вознаграждение. Все расчеты будут происходить внутри мессенджера. В системе «Телеграма» это можно сделать просто по щелчку пальцев.

— Чем платная версия приложения отличается от бесплатной?

— Пользователи могут создавать неограниченное количество проектов, назначать на задачи несколько исполнителей, ставить крайний срок выполнения. А также группировать проекты в области, говоря проще, объединять их в папки.

— Есть ли скидки для корпоративных клиентов?

— Обычная подписка на месяц обойдется в 249 рублей, а на год — в 2190 рублей. Для корпоративных клиентов есть особые условия. За подписку пяти пользователей скидка 10%, десяти — 15%, тридцати — 25%, а для сотни пользователей — скидка 40%.

Пользователи платной версии могут создавать неограниченное количество проектов и группировать их в области (папки)

UTasks не имеет доступа к сообщениям и не собирает персональные данные

— У «Телеграма» международная аудитория. Открыты ли вы для зарубежных пользователей?

— Уже сейчас примерно 50 процентов нашей аудитории за пределами стран СНГ. Мы поддерживаем 4 языка: русский, английский, испанский, а недавно по просьбам пользователей добавили фарси. «Телеграм» очень популярен в Иране. Страна находится под жесткими санкциями, ее гражданам недоступны многие соцсети. Удивительно, но там, к примеру, городские каналы небольших населенных пунктов вроде нашего Зеленодольска набирают по миллиону подписчиков.

Фарси сильно отличается от тех языков, с которыми мы уже работали, — он словно вывернут наизнанку. Поэтому мы переработали весь интерфейс веб-приложения специально под новый язык. Зато теперь можем легко изменить наше приложение и под арабский язык. Мы всегда прислушиваемся к мнению наших пользователей. Например, благодаря их сообщениям добавили возможность назначать на одну задачу нескольких исполнителей. А скоро переведем приложение еще и на португальский.

— Но при этом вы позиционируете UTasks как российское приложение?

— Да, конечно. Но я бы сказал чуть точнее: это международное приложение, созданное разработчиками из России. Мы не скрываем этого, как и сам «Телеграм». Более того, как только мы решили делать этот проект, я сразу знал, что мы зарегистрируем его в моем любимом Иннополисе. Я несколько лет жил здесь, работая операционным директором в «БАРС Груп», и каждое утро ездил отсюда на работу в Казань. Позже возглавил в Иннополисе ИТ-хаб Сбера. Правда, приезжал сюда на работу уже из Казани. Да, я постоянно куда-то ехал, в отличие от моих коллег, которые просто наслаждались размеренной жизнью в Иннополисе (смеется).

В приложении можно создавать личные проекты, где удобно вести список покупок, напоминать о визите к врачу и других делах

— Насколько безопасен UTasks? Видит ли он сообщения в рабочем чате? И где хранятся данные пользователей?

— При добавлении UTasks в чат лучше сделать его одним из его администраторов. Это нужно только для одной функции — закрепления проекта наверху чата, чтобы не потерять его. А вообще, бот может работать и без прав администратора. Он не имеет доступа к сообщениям чата.

Разработчики не видят персональные данные пользователей — имя и номер телефона, им доступен только их ник и ID. Несмотря на это, мы храним данные проектов таск-менеджера в защищенной облачной платформе Yandex Cloud, которая соответствует всем требованиям №152-ФЗ и обеспечивает первый уровень защищенности данных.

— Расскажите о команде, работающей над UTasks?

— Это небольшая, но сверхпрофессиональная команда из разработчиков, дизайнера, тестировщика, DevOps-инженера (занимается разработкой и тестированием продукта — прим. ред.) и SMM-специалиста. У нас работают специалисты уровня «Гостеха», проектирующие невероятно сложные многофункциональные цифровые системы. Поэтому даже в работе над, казалось бы, небольшим и простым приложением они тщательно подходят к созданию архитектуры, в которую позже можно будет без проблем добавить новые функции. Этот подход ощущают все пользователи, UTasks всегда работает очень быстро. И создатели приложения сами кайфуют от работы над ним.

— Сколько сейчас пользователей у веб-приложения?

— Мы выпустили приложение 15 января. Тогда у нас появились первые 200 пользователей. Конечно, это были в основном наши близкие и друзья. Но за 4 месяца мы смогли расширить аудиторию до 20 тысяч человек. Теперь поставили себе амбициозную цель — достичь 100 тысяч до конца года, планируем активно выходить на международный рынок.

Чтобы попробовать таск-менеджер UTasks прямо сейчас, перейдите по ссылке.